Основные правила работы ведомственных архивов (не применяется на территории РФ на основании приказа Минкультуры России от 21.01.2016 N 231)
- Основные правила работы ведомственных архивов
- Введение
- Раздел 1. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
- 1.1. Виды ведомственных архивов
- 1.2. Главные задачи ведомственного архива
- 1.3. Основные функции ведомственного архива
- Раздел 2. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ
- 2.1. Основные требования к составлению номенклатур дел
- Виды номенклатур дел
- Основные требования к составлению номенклатур дел организации
- Заголовки и их составление в номенклатуре дел
- Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации
- Требования к заполнению формы номенклатуры дел
- 2.2. Основные требования к формированию дел в делопроизводстве организации
- Группировка отдельных категорий документов
- Раздел 3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ
- 3.1. Принципы и критерии ценности документов
- Нормативно-методическая основа проведения экспертизы ценности документов
- 3.2. Организация экспертизы ценности документов
- Основные функции ЦЭК (ЭК) организации
- Организация работы ЦЭК (ЭК)
- 3.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации. Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации
- Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве
- 3.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов
- Раздел 4. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
- 4.1. Оформление дел
- Полное или частичное оформление дел
- Подшивка (переплет) дела
- Нумерация листов дела
- Составление заверительной надписи дела
- Составление внутренней описи документов дела
- Оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
- Дата дела
- 4.2. Составление и оформление описей дел в делопроизводстве организации
- Составление описи дел структурного подразделения
- Оформление описи дел структурного подразделения
- 4.3. Передача дел в ведомственный архив
- Раздел 5. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- 5.1. Создание оптимальных условий хранения документов
- Требования к помещению архива
- Электро- и противопожарное оборудование
- Температурно-влажностный и световой режимы
- Санитарно-гигиенический режим
- Оборудование архива
- 5.2. Размещение документов в хранилище. Топографирование. Размещение документов в хранилище
- Топографирование
- 5.3. Порядок выдачи дел из хранилищ, транспортирование и упаковка дел
- Транспортирование и упаковка дел
- 5.4. Обеспечение физико-химической сохранности документов
- 5.5. Проверка наличия и состояния дел
- Порядок проведения проверки наличия и состояния дел
- Организация розыска дел
- Оформление результатов розыска дел
- 5.6. Определение состава, учет и хранение особо ценных документов ГАФ СССР. Выявление особо ценных дел
- Учет особо ценных дел
- 5.7. Создание страхового фонда, его учет и хранение. Создание страхового фонда и фонда пользования
- Учет страхового фонда
- Подготовка дел к передаче на страховое копирование
- Раздел 6. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА.
- 6.1. Классификация документов в пределах архива
- Определение фондовой принадлежности документов, образование фонда
- Определение хронологических границ фонда и крайних дат документов фонда
- Определение хронологических границ фонда организации в связи с введением или изменением административно-территориального деления
- Определение хронологических границ фонда в связи с реорганизацией организации-фондообразователя
- Образование объединенных фондов
- Образование коллекции
- 6.2. Классификация документов в пределах фонда (систематизация дел фонда)
- Схема систематизации архивного фонда
- Признаки группировки дел
- Раздел 7. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВЫХ РАЗДЕЛОВ СВОДНЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ ФОНДА
- 7.1. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения. Составление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
- Оформление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
- 7.2. Составление и оформление законченной описи дел постоянного хранения
- 7.3. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
- 7.4. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел и законченной описи дел по личному составу
- Раздел 8. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ.
- 8.1. Общие требования
- 8.2. Учетные документы ведомственного архива
- Книга учета поступления и выбытия документов
- Список фондов
- Описи дел
- Лист фонда
- Карточка архивного фонда
- Дело фонда
- Раздел 9. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- 9.1. Описи дел
- 9.2. Картотеки. Каталоги
- 9.3. Указатели
- 9.4. Обзоры документов
- 9.5. Историческая справка
- Раздел 10. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА.
- 10.1. Общие положения
- 10.2. Информирование организаций, исполнение запросов организаций и граждан
- Составление и оформление информационных документов
- Порядок выдачи, составление и оформление архивных справок
- Порядок выдачи и оформление архивных копий и выписок из документов
- Выдача документов во временное пользование
- 10.3. Культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская работа архива
- Организация выставок документов
- Подготовка документов для использования средствами массовой информации
- Организация встреч с общественностью, экскурсий, лекций, докладов
- Подготовка документальных публикаций
- 10.4. Исполнение запросов социально-правового характера
- 10.5. Работа читального зала
- Оформление исследователей для работы с документами
- Выдача дел исследователям
- Выдача выписок из документов и копий документов исследователям
- 10.6. Учет использования документов
- Раздел 11. РАБОТА ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
- 11.1. Порядок передачи в ведомственный архив документов личного происхождения
- 11.2. Систематизация и описание документов личного происхождения
- 11.3. Передача документов личного происхождения на государственное хранение
- Раздел 12. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА.
- 12.1. Общие положения
- 12.2. Методическое обеспечение работы ведомственного архива
- 12.3. Планирование работы ведомственного архива
- 12.4. Ведомственный контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве
- 12.5. Работа с кадрами
- 12.6. Учет труда, отчетность, контроль за работой
- Раздел 13. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ ДОКУМЕНТОВ ГАФ СССР НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ.
- 13.1. Предельные сроки хранения документов в ведомственном архиве
- 13.2. Порядок передачи документов на госхранение
- Раздел 14. ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ, ЗАВЕДУЮЩЕГО ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ), А ТАКЖЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ
- 14.1. Прием-передача документов при смене заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив)
- 14.2. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации
- ПРИЛОЖЕНИЯ (формы)
- Приложение 1 к п.2.16.
- Приложение 2 к п.2.1.26.
- Приложение 3 к п.3.4.2.
- Приложение 4 к пп.4.1.3, 4.1.17, 8.2.2.
- Приложение 5 к. пп.4.1.3, 4.1.22, 8.2.2.
- Приложение 6 к пп.4.2.6, 8.2.2.
- Приложение 7 к. п.5.1.17
- Приложение 8 к п.5.2.8.
- Приложение 9 к п.5.2.8.
- Приложение 10 к п.5.3.6, 10.5.6, 10.5.7.
- Приложение 11 к пп.5.3.6, 5.3.8, 5.3.9.
- Приложение 12 к п.5.3.10.
- Приложение 13 к п.5.3.11.
- Приложение 14 к п.5.5.2.
- Приложение 15 к. п.5.5.4
- Приложение 16 к п.5.5.7.
- Приложение 17 к п.5.5.14.
- Приложение 18 к п.5.5.14.
- Приложение 19 к пп.5.6.4, 5.6.5, 8.2.2, 13.2.3.
- Приложение 20 к. пп.5.7 7, 8.2.2.
- Приложение 21 к пп.5.7.7, 8.2.2.
- Приложение 22 к пп.7.1.6, 8.2.2, 11.2.9.
- Приложение 23 к пп.7.1.14, 7.2.4.
- Приложение 24 к пп.7.2.5, 7.4.7.
- Приложение 25 к пп.7.3.3, 7.3.6, 8.2.2
- Приложение 26 к пп.5.6.7, 7.4.3, 8.2.2.
- Приложение 27 к пп.8.2.2, 8.2.4.
- Приложение 28 к пп.5.6.8, 8.2.2, 8.2.5.
- Приложение 29 к пп.5.6.6, 5.6.9, 8.2.2, 8.2.7.
- Приложение 30 к пп.8.2.3, 8.2.8.
- Приложение 31 к пп.10.2.4, 10.2.7.
- Приложение 32 к п.10.5.5.
- Приложение 33 к п.10.6.4.
- Приложение 34 к п.10.6.4.
- Приложение 35 к. пп.5.5.5, 10.6.5.
- Приложение 36 к п.11.1.
- Приложение 37 к п.11.1.
- Приложение 38 к п.11.1.
- Приложение 39 к п.11.1
- Приложение 40 к п.11.3.1.
- Приложение 41 к. пп.11.3.2, 13.2.4, 14.2.4
- Приложение 42 к п.12.3.4.
- Приложение 43 к п.12.4.6.
- Приложение 44 к п.14.1.1.
- СПИСОК нормативно-методической литературы*