5.7.6. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов.
5.7.7. Учет страхового фонда ведется по:
- книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (Приложение 20);
- описям страхового фонда (Приложение 21).
5.7.8. Записи в книге учета поступления и выбытия страхового фонда производятся по мере поступления микрофильмов вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объема включенных в страховую копию дел или документов, количества страховых копий. По книге поступления и выбытия единицам учета страхового фонда присваиваются порядковые номера.
5.7.9. Опись страхового фонда составляется в 4-х экземплярах. Три экземпляра передаются со страховыми копиями в государственный архив, один остается в ведомственном архиве.
Графы описи заполняются на основании книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования и заказа на изготовление копий.
В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке.
В опись страховая копия записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является ее постоянным номером. Нумерация страховых копий в единой описи страховых копий по всему архиву может продолжаться до любого четырехзначного номера, по согласованию с соответствующим государственным архивом, после чего опись считается законченной и заводится новая опись.
Перенумерация страховых копий запрещается.
Опись страхового фонда должна иметь годовые разделы, к которым составляются итоговые записи о количестве включенных в раздел единиц учета страхового фонда и количество скопированных дел за год. В итоговой записи также указывается (при изменении объемов) нарастающий итог - общее количество изготовленных кадров и скопированных дел ведомственного архива.
5.7.10. Описи страховых копий рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации и после их одобрения направляются в 4-х экземплярах на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения. После их утверждения три экземпляра описей возвращаются в ведомственный архив, а первый экземпляр описей в качестве контрольного передается в соответствующий государственный архив.