7.1.1. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений и общественных организаций, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК".
7.1.2. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
7.1.3. При обнаружении утраты дел в делопроизводстве, не включенных в справки об утрате дел структурных подразделений, общественных организаций, или при отсутствии указанных справок (см. пп.4.2.7, 4.3.4) ведомственным архивом совместно со службой делопроизводства и подразделением, к которому эти дела относятся, организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов ведомственным архивом составляется акт недостачи дел, который утверждается руководителем организации.
Акт составляется в четырех экземплярах, из которых по одному экземпляру хранится в службе делопроизводства и ведомственном архиве и по одному экземпляру передается в ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел, для рассмотрения акта в качестве основания к протоколам ЦЭК (ЭК) и ЭПК.
7.1.4. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аналогичен порядку, изложенному в пп.4.2.7-4.2.9 настоящих Правил. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела N ", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу (см. п.7.1.10).
7.1.5. Заголовки дела включают в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения в соответствии со схемой систематизации фонда (см. подраздел 6.2).
7.1.6. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (Приложение 22). Элементы описательной статьи сводной описи дел постоянного хранения аналогичны элементам описательной статьи описи дел постоянного хранения структурного подразделения (п.4.2.8).
Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.
При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словами "То же"; при наличии сведений, уточняющих содержание первого заголовка, эти сведения вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.
Графа описи "Примечание" используется для отметок о выбытии и передаче дел, наличии микрофотокопий документов дела, особенностях физического состояния дела и т. п.
Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.
7.1.7. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда (см. подраздел 7.2), при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом.