8.2.1. Учет документов в ведомственном архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого ведомственного архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются ведомственным архивом.
8.2.2. Основными учетными документами в ведомственном архиве являются:
- книга учета поступления и выбытия документов (Приложение 27) для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;
- книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (Приложение 20) - для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования*;
___________
* Ведется в тех архивах, где создаются страховой фонд и фонд пользования.
- список фондов (Приложение 28) - для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров;
- лист фонда (Приложение 29) - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;
- описи дел (Приложения 6, 22, 25, 26) - для поединичного и суммарного учета дел;
Примечание. Учет документов со сроками хранения до 10 лет включительно может осуществляться в архиве по номенклатурам дел.
- опись особо ценных дел (Приложение 19) - для поединичного и суммарного учета особо ценных дел*;
___________
* Составляется в тех архивах, где (по согласованию с соответствующим государственным архивом) проводится выявление особо ценных документов.
- описи страхового фонда документов (Приложение 21) - для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов*;
___________
* Составляется в тех архивах, где (по согласованию с соответствующим государственным архивом) проводится выявление особо ценных документов.
- утвержденные ЦСУ СССР формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.
Кроме того, для учета количества листов в каждом деле постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется лист-заверитель дела (Приложение 4), а для учета документов в определенных категориях дел постоянного хранения (см. пп.4.1.21) и в делах по личному составу составляются внутренние описи документов (Приложение 5). На каждый фонд ведется дело фонда.
8.2.3. Документы Государственного архивного фонда СССР, хранящиеся в ведомственных архивах, подлежат государственному централизованному учету, формой которого является карточка архивного фонда (Приложение 30).