14.1.1. При смене заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (Приложение 44).
Для приема-передачи дел заведующим архивом приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. В состав комиссии включается представитель службы делопроизводства.
Прием-передача дел лицом, ответственным за архив, вновь назначаемому лицу производится в присутствии третьего должностного лица, назначаемого руководителем организации.
14.1.2. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:
- документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;
- учетных документов и научно-справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов, дел фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных картотек);
- печатей и штампов архива;
- противопожарного и охранного оборудования;
необходимо проверить также:
- условия хранения документов.
14.1.3. Акт приема-передачи документов при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) подписывается сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается руководителем организации.
14.1.4. В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачи необходимо об этом немедленно информировать руководителя организации и принять меры к их розыску.