4.1.29. На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в дело включены документы (например, приложения и т. п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год (ы)".
Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т. к. их даты отражаются в заголовках дел.
4.1.30. Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
4.1.31. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
4.1.32. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.
4.1.33. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
4.1.34. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Пример: 9 мая 1945 года.
При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание, в том случае если это не приводит к неоднозначности толкования даты.
Пример: 09.05.45.
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.
Пример: [не ранее 1961 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 1940 г.]; [не ранее 25] июня 1958 г.; 15 [января] 1964 г.; 16 августа [1980 г.]; [22 сентября 1952 г.?].
4.1.35. Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по ведомственному перечню документов с указанием сроков их хранения.