9.5.1. При первом поступлении документов фонда в ведомственный архив им составляется историческая справка о фондообразователе и фонде.
Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.
В первом разделе справки отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:
- распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации организации;
- крайние даты деятельности организации;
- задачи и функции организации и их изменения;
- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
- место организации в системе государственного аппарата, народном хозяйстве или общественно-культурной жизни;
- изменения в названии и подчиненности организации;
- структура организации и ее изменения.
Во втором разделе:
- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;
- время поступления фонда в ведомственный архив;
- изменения в составе и объеме фонда и их причины;
- указание даты первой передачи документов на государственное хранение;
- место передачи;
- степень сохранности документов.
В третьем разделе:
- обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;
- научно-справочный аппарат к фонду;
- использование документов фонда (в каких целях).
Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций организации и т.д. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.
9.5.2. В первом разделе исторической справки к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).
Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.
9.5.3. Справки подписываются исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).
9.5.4. Историческая справка печатается в 4-х экземплярах: три вместе с описями передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в ведомственном архиве. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки.
9.5.5. Историческая справка к небольшим по объему фондам, имеющим хронологически-структурную систематизацию дел в описи, может заменять предисловие к первому годовому разделу сводной описи дел.