5.6.3. Учет особо ценных дел в ведомственном архиве ведется по всем основным учетным документам архива, за исключением книги учета поступления и выбытия документов и дел в ведомственный архив (см. п.8.2.2).
5.6.4. Главным учетным документом особо ценных дел является опись особо ценных дел, которая составляется по установленной форме (Приложение 19).
5.6.5. Опись особо ценных дел составляется на каждый фонд в 4-х экземплярах по мере выявления таких дел. Она может составляться на дела одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных дел. Нумерация дел в описи может продолжаться до любого четырехзначного числа по договоренности с соответствующим государственным архивом, после чего опись считается законченной и заводится новая опись. Дела вносятся в опись в порядке номеров описей и дел. К описи составляется титульный лист (Приложение 19). При передаче документов ГАФ СССР на государственное хранение три экземпляра описи передаются в соответствующий государственный архив.
5.6.6. Учет описей особо ценных дел ведется в листах соответствующих фондов (Приложение 29). К номерам описей дел, содержащих особо ценные дела, добавляется индекс "ОЦ".
5.6.7. В годовом разделе сводной описи дел (Приложение 26), содержащем особо ценные дела, напротив заголовка каждого такого дела в графе "Примечание" проставляется отметка "ОЦ". Количество особо ценных дел оговаривается в конце итоговой записи к разделу по следующей форме: "В том числе ОЦД (особо ценные дела) N 7, 11, 15, 25. Всего 4 (четыре) дела". Аналогичная запись делается и в конце итоговой записи законченной описи.
5.6.8. В списке фондов (Приложение 28) к номерам фондов, содержащих особо ценные дела, добавляется индекс "ОЦ".
5.6.9. Учет особо ценных дел в листе фонда (Приложение 29) осуществляется по описям, содержащим такие дела. Для этого в графах 5, 6, 8, 11, 15 указывается (при наличии таких дел) через дробь (знаменателем) их количество с добавлением индекса "ОЦ", которое отражено и в итоговой записи к описи. Подсчет количества этих дел ведется обособленно и на общий объем по данной описи, указанный числителем, не влияет, т. к. эти дела уже учтены в общем объеме дел.
5.6.10. Особо ценные дела хранятся обособленно от остальных дел в архиве; размещаются вблизи выходов из хранилищ и в первую очередь подлежат эвакуации. Для них должны быть созданы наиболее оптимальные условия хранения и строгий охранный и противопожарный режим.