10.5.3. Допуск исследователей из других организаций к работе с документами ведомственного архива осуществляется на основании писем этих организаций, в которых должны быть указаны фамилия, имя и отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические границы и цели исследования. Письма должны быть оформлены на бланке и подписаны руководителем организации.
Студенты высших учебных заведений допускаются к работе над документами на основании письма вуза за подписью ректора или проректора с обоснованием необходимости работы с документами архива.
В порядке исключения отдельные граждане могут допускаться к работе над документами по личным заявлениям.
Исследователи - граждане зарубежных стран - допускаются к работе над документами ведомственных архивов в установленном порядке.
10.5.4. В читальный зал дела выдаются только при наличии резолюции о разрешении работы с документами руководителя организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Разрешение на право работы исследователей в ведомственном архиве дается руководителем организации на срок, определяемый объемом работы по теме исследования, но не превышающий одного года.
При продлении срока исследования, изменении его хронологических границ или перемене темы работы исследователь представляет новое письмо.
10.5.5. Исследователь, допущенный к работе над документами архива, должен заполнить анкету установленного образца (Приложение 32) и ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале архива, предъявить паспорт.
10.5.6. На каждого исследователя в читальном зале заводится личное дело, включающее следующие документы:
- письмо организации, направившей исследователя в архив, с резолюцией руководителя организации о разрешении работы в читальном зале;
- анкету исследователя;
- заказы (требования) на выдачу дел (Приложение 10);
- заказы на копирование документов.
Личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после завершения работы исследователя передаются в архив архива.