5.1.28. Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения:
- ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;
- ширина проходов между стеллажами - 75 см;
- расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене - 75 см;
- расстояние между полками по высоте - 40 см;
- расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
- расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.
Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.
Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т. п.) определяются размерами этих документов.
5.1.29. Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.
Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы.
5.1.30. Чертежи и кальки могут храниться в шкафах с выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и кинодокументы - на стеллажах ДЖЭ. 4.393.001 (для хранения фильмовых коробок). Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.
Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов ведомственного архива используются сейфы или металлические шкафы*.
___________
* При большом объеме этих видов документов для них выделяются отдельные хранилища или отдельная изолированная часть хранилища.
Для размещения справочных картотек к документам в хранилище или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.
5.1.31. Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (ТБ-1), легкие устойчивые стремянки.
5.1.32. Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать все необходимые условия для их производительного труда. Рабочие комнаты оборудуются телефоном, канцелярской мебелью, пишущей машинкой, другими средствами оргтехники, рекомендуемыми ЕГСД.
При наличии в ведомственном архиве фонда пользования, в читальном зале устанавливается аппарат для чтения микрофильмов.
Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения ведомственного архива может использоваться бытовой электропылесос.
5.1.33. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.
О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т.д.).
5.1.34. Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия руководителем организации назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.
5.1.35. Ведомственным архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должно быть предусмотрено:
- порядок и место эвакуации и укрытия документов;
- перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди;
- списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;
- меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.