8.2.6. Описи дел, выполняя одновременно ряд функций, являются первичным учетным документом для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет дел достигается составлением итоговой записи к описям (см. пп.4.2.10 и 7.1.8).
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
Пример: "Дела с N 5 по N 10 выбыли по акту передачи от 05.07.81 N 7". Затем составляется новая итоговая запись к описи. При выбытии дел из описи в графе "Примечание" на уровне строки каждого выбывшего дела делается отметка "выбыло".
Законченная опись дел, состоящая из годовых разделов, должна иметь общую итоговую запись по всем разделам (см. п.7.2.4 настоящих Правил). По мере передачи дел на государственное хранение или пополнения описи новым годовым разделом общая итоговая запись пересоставляется. В ней указывается: "В опись N 2 за 1980-1985 гг. внесено 20 (двадцать) дел с N 250 по N 269. Литерные номера 251-а, 256-а, пропущенные номера 258, 261".
Если опись состоит из нескольких томов (частей), итоговая запись составляется к каждому тому (части), а к последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам (частям).
8.2.6.1. Описи дел структурных подразделений служат учетными документами до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел организации, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на государственное хранение.
Описи дел структурных подразделений по личному составу хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел организации по личному составу с ЭПК архивного учреждения.
В переработанных описях структурных подразделений после итоговой записи указывается: "Опись переработана, см. годовой раздел сводной описи N 3 за 1979 г.". Запись подписывается лицом, сделавшим отметку, с указанием должности и даты записи. Если при переработке описи дела объединялись, то в графе "Примечание" против таких дел указывается: "Объединено с N 16 оп. 3 за 1979 год".
Переработанные описи снимаются с учета в связи с выбытием из них дел.
8.2.6.2. Каждой законченной описи по листу фонда присваивается в валовом порядке номер описи.
Законченные описи дел постоянного хранения имеют обычную порядковую нумерацию (см. п.7.2.3). Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер законченной описи согласовывается с этим архивом.
К номерам законченных описей дел по личному составу прибавляется индекс "лс", к номерам законченных описей временного (свыше 10 лет) хранения - индекс "в".
Порядковый номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса "сп" (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись.
Пример: 1сп-81; Зсп-83.
При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается.
8.2.6.3. Учетным документом для поединичного учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, является заменяющая опись сводная номенклатура дел организации, в которой делается итоговая запись.
Номенклатуре присваивается номер, состоящий из индекса "Нв" с добавлением через дефис двух последних цифр календарного года, на который составлена номенклатура дел.
Пример: Нв-81; Нв-83.
8.2.6.4. Описи и заменяющие их номенклатуры дел хранятся отдельно по каждому фонду; в пределах фонда описи располагаются отдельно на документы постоянного, временного хранения и по личному составу, а затем по номерам описей.