7.2.1. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры (см. п.7.1.7), считаются законченной описью.
Количество заголовков дел в законченной описи может быть несколько меньше тысячи, так как каждый годовой раздел сводной описи дел имеет самостоятельное оформление (см. пп.7.1.8-7.1.17) и все заголовки дел, составляющие раздел, должны быть включены только в одну законченную опись.
В случае необходимости передачи дел на государственное хранение по годовым разделам сводных описей дел постоянного хранения, валовая нумерация которых не достигает тысячи, по согласованию с соответствующим государственным архивом, опись также может считаться законченной.
В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
В выборных организациях, работающих по созывам и имеющим небольшой объем дел (до 200), ежегодно образующихся, опись дел постоянного хранения, заведенных за созыв, является законченной.
7.2.2. Систематизация заголовков дел в законченной описи при необходимости может уточняться. Как правило, она осуществляется в соответствии с хронологически-структурной схемой построения фонда, при которой разделами описи являются годы, а подразделами - названия структурных подразделений и общественных организаций.
7.2.3. Каждой законченной описи присваивается номер (см. п.8.2.6.2).
7.2.4. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел; к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (Приложение 23) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел (см. пп.7.1.8 и 7.1.14).
При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
7.2.5. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (Приложение 24).
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
- название фонда;
- номер фонда;
- номер описи;
- название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
- крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.
7.2.6. При составлении титульного листа законченной описи необходимо учитывать следующее:
- название фонда организации пишется в виде официального названия организации-фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными названиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности;
- если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.
7.2.7. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.
7.2.8. В оглавлении к законченной описи перечисляются:
- предисловие (общее) и дополнение к предисловию к каждому годовому разделу описи;
- названия разделов и подразделов описи, а также более мелких групп дел (выявляются на основе оглавлений к годовым разделам описи);
- названия указателей и список сокращенных слов (при их наличии) и проставляются номера листов, на которых они расположены.
Оглавление помещается в начале законченной описи, при этом оглавления к годовым разделам описи из нее изымаются.
7.2.9. При составлении предисловия к законченной описи сводятся в единый документ сведения, содержащиеся в предисловиях, составленных к годовым разделам (см. п.7.1.10).
Для составления предисловия к законченной описи используются законодательные источники, официальные издания организации, ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, документы фонда, учетные документы и научно-справочный аппарат архива.