5.5.12. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. В этих целях рекомендуется:
- изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилища;
- организовать розыск необнаруженных дел в структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи, по которым дела передавались в ведомственный архив;
- проверить дела находящихся рядом фондов, т. к. необнаруженные дела могут быть неправильно подложены;
- изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого фонда.
Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.