В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации в ведомственном архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива (НСА), который включает в себя справочники по учету и содержанию фондов, создаваемые в делопроизводстве и архиве организации. Состав научно-справочного аппарата ведомственного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.
В состав НСА ведомственного архива входят архивные справочники по объему, составу и содержанию документов.
Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры. Дополнением к этим архивным справочникам могут служить информационные документы: тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов, а также ведомственные печатные издания.
В многофондовых ведомственных архивах в целях организации НСА может разрабатываться его схема, которая согласовывается с соответствующим государственным архивом.