5.5.1. Основными задачами проверки наличия и состояния дел являются:
- установление фактического наличия дел, числящихся по описям;
- выявление дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.
5.5.2. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой ведомственного архива.
Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.
Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится не реже чем один раз в 10 лет.
В ведомственных архивах с интенсивным использованием дел ежегодно проводятся проверки наличия и состояния выданных для использования в течение предшествующего года дел.
Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в ведомственном архиве:
- после перемещения дел в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
- при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив;
- при реорганизации и ликвидации организации.
Проверка наличия и состояния дел проводится штатными работниками архива или комиссией, специально назначенной приказом руководителя организации.
Итоги каждой проверки оформляются актом (Приложение 14) по каждому фонду отдельно. После утверждения акта руководителем организации по всем его пунктам в учетные документы вносятся необходимые изменения, за исключением изменений, зафиксированных в пп.2 и 8.6, которые вносятся в учетные документы только после согласования с соответствующим архивным учреждением.