7.4.1. В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются заголовки дел временного хранения, отложившиеся в течение года в деятельности структурных подразделений и общественных организаций.
Документы по личному составу постоянного хранения включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения (см. п.7.1.1).
7.4.2. Порядок внесения заголовков дел по личному составу в годовой раздел сводной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп.7.1.2-7.1.4 раздела.
7.4.3. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме (Приложение 26). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составление итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп.7.1.6-7.1.8 и 7.1.14 раздела.
7.4.4. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- списки личного состава;
- карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
- личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
- невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
- акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т. п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
7.4.5. При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов, порядок составления которых аналогичен порядку, указанному в пп.7.1.11-7.1.13, 7.2.8, 7.2.10 и 7.2.11.
7.4.6. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.
7.4.7. Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп.7.2.1-7.2.6, 7.2.11-7.2.12 раздела. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (Приложение 24).
7.4.8. Годовые разделы сводных описей дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу организаций, не передающих документы на государственное хранение, печатаются в двух экземплярах, при этом годовые разделы сводных описей дел по личному составу визируются начальником отдела кадров (инспектором по кадрам), и подлежат рассмотрению ЭК организации. После одобрения их ЭК они утверждаются руководителями организаций.
7.4.9. Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов (рационализаторские дела, научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т. п.), а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения, указанным в подразделах 7.1 и 7.2 раздела. Дела систематизируются в данных годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.
Описание служебных ведомственных изданий проводится в соответствии с действующими правилами описания печатных изданий.