2.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
2.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
2.2.7. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
2.2.8. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группировать в самостоятельные дела.
2.2.9. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.
2.2.10. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
2.2.11. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
2.2.12. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.
2.2.13. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.
2.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва и т.д.
2.2.15. Машиночитаемые документы, присланные из вычислительного центра в структурные подразделения, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.