5.7.11. Подготовка дел к передаче на страховое копирование включает:
- выемку дел;
- сверку исковых данных и заголовков дел с описью;
- проверку правильности подбора и нумерации листов дел и соответствия нумерации заверительной надписи в делах;
- оформление передачи дел.
5.7.12. При подготовке дел на страховое копирование проверяется также физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными и угасающими) текстами, требующими физико-химической реставрации и консервационно-профилактической обработки.
5.7.13. Сверка поисковых данных дела с описью предполагает проверку правильности оформления обложки. При наличии больших исправлений обложка дела должна быть переоформлена.
5.7.14. При проверке правильности подбора и нумерации листов дел обращается внимание на четкость проставления номеров и зачеркивания неправильных (старых) номеров.
5.7.15. При микрофильмировании, как правило, дела расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с ведомственным архивом при полной невозможности микрофильмировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается заново.
5.7.16. Передача дел на страховое копирование оформляется специальным заказом.
5.7.17. Заказ, оформляемый на каждую партию документов, передаваемых на страховое копирование, должен содержать сведения о номерах и названиях фондов, номерах описей и дел, количестве листов и страниц в каждом деле.
Микрофильмирование документов должно проводиться по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в фонде по порядку описей и номеров дел (опись копируется непосредственно перед копированием дел, включенных в данную опись).
5.7.18. При приеме дел и изготовленных копий ведомственным архивом проверяется:
- идентичность количества и состава возвращаемых дел;
- наличие акта технического состояния страховых копий;
- полнота исполнения заказа и качество читаемости текста (по позитивам).
Одновременно в заверительной надписи каждого дела делается отметка о микрофильмировании дела.