5.3.1. Дела выдаются из хранилищ:
- для использования (работникам структурных подразделений; исследователям; организациям во временное пользование);
- для проведения архивных работ с документами;
- для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений).
5.3.2. Исходя из целей работы с документами дела выдаются из хранилищ:
- для работы в рабочей комнате (читальном зале) архива;
- во временное пользование вне архива: структурным подразделениям данной организации, организациям данного ведомства или организациям другого ведомства, а также судебным и следственным органам.
5.3.3. Выдача дел для работы с документами в рабочей комнате (читальном зале) архива производится для работников другой организации или исследователей на основании письма соответствующей организации.
5.3.4. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:
10 дней - для работников структурных подразделений организации, в состав которой входит архив;
3 месяца - для работников других организаций.
По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.
5.3.5. Передача дел для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения сохранности производится ведомственным архивом на основании заказов на проведение этих работ.
5.3.6. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:
- заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и во временное пользование в структурные подразделения организации (Приложение 10);
- актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям (Приложение 11);
- заказами на проведение работ по микрофильмированию, реставрации документов и т. п.
Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах:
- выдачи дел в рабочие помещения организации;
- выдачи дел в читальный зал;
- выдачи дел во временное пользование другим организациям.
5.3.7. Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие - в специально установленном месте в ведомственном архиве до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) на выдачу дел постоянного хранения целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.
5.3.8. Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом (Приложение 11) который составляется в 2-х экземплярах (на общем бланке организации): один остается в архиве, другой - выдается получателю.
Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.
После возвращения дел в 2-х экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой - хранится в деле фонда в ведомственном архиве, выдававшем дела.
5.3.9. Направление дел на реставрацию, в переплет, для копирования оформляется заказом.
Заказ оформляется в ведомственном архиве в 2-х экземплярах по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации (Приложение 11) и подписывается руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив, и бухгалтером. Один экземпляр акта остается в архиве, другой - в организации, куда переданы дела на реставрацию, переплет, копирование.
5.3.10. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по реставрации, переплету и страховому копированию только в обработанном виде.