Министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия* в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274**, являются источниками пополнения новыми документами этого национального достояния советского народа.
______________
* В дальнейшем вместо слов "министерство, ведомство, учреждение, организация, предприятие" употребляется, как правило, слово "организация".
______________
** СП СССР, 1980, N 10, ст. 71.
Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.
Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа на современном этапе коммунистического строительства и представляет собой историческую ценность; документы организаций, после соответствующей экспертизы, включаются в состав Государственного архивного фонда СССР и в дальнейшем поступают на государственное хранение.
Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ СССР, определяются Главным архивным управлением при Совете Министров СССР совместно с соответствующими министерствами и ведомствами СССР.
В настоящее время в стране насчитывается более 200 тысяч организаций - источников комплектования ГАФ СССР.
На министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия Правительством СССР возложены важные государственные обязанности в области организации архивного дела и делопроизводства, а именно:
- ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства;
- осуществление учета образующихся в их деятельности документов и формирование их в дела по согласованным с архивными учреждениями номенклатурам;
- обеспечение сохранности находящихся в делопроизводстве документов;
- проведение на основе методических рекомендаций Главархива СССР экспертизы ценности документов с целью отбора их в состав ГАФ СССР. Включенные в ГАФ СССР документы являются собственностью государства и находятся в ведении Главархива СССР;
- создание и организация работы ведомственных архивов (или возложение их функций на другие структурные подразделения и соответствующие лица) для временного хранения документов ГАФ СССР, находящихся в организации, до передачи их на государственное хранение в соответствии с установленными Положением о ГАФ СССР сроками ведомственного хранения;
- подготовка и передача в государственные архивы документов ГАФ СССР, сроки ведомственного хранения которых истекли. Эти документы передаются в установленном комплекте, в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов, в том числе изготовление страховых копий, транспортировка документов, производятся силами и за счет средств организаций.
Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители.
Ведомственные архивы или лица, ответственные за архивы, которым поручается ведение архивного дела в организациях, выполняют важные общественно полезные функции.
В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством СССР и союзных республик, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Главархива СССР, других учреждений государственной архивной службы СССР, настоящими Правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы, положениями о ведомственных архивах.
В целях лучшей и эффективной организации архивного дела, а также строгого соблюдения соответствующих нормативно-методических документов в области архивного строительства Главархивом СССР разработаны "Основные правила работы ведомственных архивов". Они являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий страны, включенных в состав организаций, образующаяся документация которых после соответствующего отбора поступает в ГАФ СССР и подлежит государственному хранению.
Правила работы ведомственных архивов базируются на ленинских принципах архивного строительства и разработаны с учетом требований, предъявляемых к ведомственным архивам Положениями о ГАФ СССР и Главархиве СССР, а также Законом СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры"*, на основе достижений советского архивоведения, изучения и обобщения передового опыта работы ведомственных архивов и отражают преемственную связь в работе государственных и ведомственных архивов. В них учтены изменения в работе ведомственных архивов, которые произошли после издания "Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР" (М., 1963).
_____________
* Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст. 628.
Настоящие Правила состоят из 14 разделов, в которых раскрыты сущность и основные направления работы ведомственных архивов.
В 1-м разделе определяются задачи и функции ведомственных архивов по обеспечению ведомственного хранения документов; характеризуются существующие виды ведомственных архивов.
Вопросы организации документов и делопроизводства в полном объеме изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД); целый ряд требований к работе с документами регламентирован соответствующими ГОСТами. Вместе с тем учитывая, что большое значение в работе ведомственных архивов имеет выполнение ими функций методического руководства организацией документов в делопроизводстве, основу которой составляют подготовка номенклатур дел и формирование дел, во 2-м разделе Правил рассматриваются в соответствии с современными требованиями вопросы разработки, порядка согласования и утверждения номенклатур дел, а также порядок формирования дел.
Правовой статус, задачи и функции экспертных комиссий организаций, вопросы их работы и основные требования к проведению практической экспертизы ценности документов в делопроизводстве и в ведомственном архиве изложены в разделе 3 Правил.
Вопросам непосредственной подготовки и передаче документов в ведомственный архив посвящен 4 раздел Правил. В разделе особое внимание уделено современным требованиям к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций.
В разделе 5 Правил изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранения документов, их размещению в архивохранилище, выдаче документов из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния дел и документов; рассматриваются вопросы обеспечения сохранности особо ценных документов, в том числе вопросы создания страхового фонда копий особо ценных документов.