8.2.7. Лист фонда (Приложение 29) заводится при первом поступлении фонда.
Лист фонда заполняется с соблюдением следующих основных требований:
- если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ";
- в графе "Местонахождение фонда" указывается название организации, в архиве которой он хранится;
- в графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата первого поступления дел фонда в данный архив; для объединенного архивного фонда и коллекции - дата первого поступления или дата его (ее) создания в архиве;
- в графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.
Эта графа заполняется следующим образом:
- для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности организации, указываются крайние даты наименования объекта или руководящего органа, на базе которого создан фонд;
- для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных организаций или организаций, последовательно сменявших друг друга, указываются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.
В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.
Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.
Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.
8.2.7.1. В листе фонда фиксируются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда. Изменения в учетные данные листа фонда вносятся на основании:
- описи структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел организации;
- номенклатуры дел организации, заменяющей годовой раздел сводной описи дел;
- акта приема-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;
- акта о выделении к уничтожению дел;
- акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
- акта о неисправимом повреждении дел;
- акта проверки наличия и состояния дел.
Если дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) или по личному составу, включенные в описи структурных подразделений, вошли в состав дел соответствующего годового раздела сводной описи дел, то основанием для снятия с учета этих дел является данный годовой раздел сводной описи дел. В таком случае в графе 2 (2. Учет описанных документов) листа фонда указывается номер переработанной описи, по которой документы были учтены при поступлении (пример: "4сп-79"), а в графе 7 - номер описи, в которую включен годовой раздел сводной описи дел, в который включены документы после переработки.
Пример: годовой раздел сводной описи N 3 за 1979 г.
8.2.7.2. Изменения, связанные с техническими ошибками, вносятся в годовой раздел сводной описи дел или в законченную опись, а затем в лист фонда в соответствии с актом проверки наличия и состояния дел фонда только после утверждения его руководителем организаций, а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными делами постоянного хранения (см. пп.2 и 8.6 акта) вносятся только после согласования акта с соответствующим архивным учреждением (см. п.5.5.15).
8.2.7.3. Лист фонда пересоставляется в исключительных случаях:
- если он неисправимо поврежден;
- если объединенному архивному фонду присвоен номер одного из фондов, вошедших в его состав.
В случае пересоставления листа фонда старый лист помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" и указывается дата пересоставления листа.
Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого указывается: "продолжение, ф. N лист 2". На первом листе делается ссылка "см. продолжение л. 2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения подкладываются за основным листом.