11.2.1. Поступающие по согласованию с государственным архивом в ведомственный архив документы личного происхождения систематизируются по архивным фондам личного происхождения.
Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (семьи). Лицо, в деятельности которого образовались документы фонда, называется фондообразователем. Название фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий.
В ведомственном архиве могут создаваться архивные коллекции документов личного происхождения ("Воспоминания участников Великой Октябрьской социалистической революции", "Письма с фронтов Великой Отечественной войны" и т.п.).
11.2.2. Хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти фондообразователя. Хронологическими границами документов архивной коллекции являются даты самого раннего и позднего документов.
Крайние даты документов фонда личного происхождения могут не совпадать с хронологическими границами фонда из-за отсутствия документов о начальном или завершающем этапе жизни фондообразователя или за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением юбилейных мероприятий и т.д.
11.2.3. В случае необходимости ведомственный архив запрашивает у владельца документов биографические сведения о фондообразователе, а также об истории фонда и составляет краткую историческую справку о фондообразователе, которая содержит:
- основные биографические сведения о фондообразователе (даты его жизни, сведения о времени и местах его работы, его печатных трудах, изобретениях и др.);
- сведения об истории фонда (полнота переданных в ведомственный архив документов, местонахождение не поступивших на хранение документов и др.).
11.2.4. Передаваемые в ведомственный архив документы каждого фонда личного происхождения подлежат первичной систематизации в соответствии со схемой систематизации, согласованной с государственным архивом.
Основными разделами схемы систематизации документов фонда личного происхождения являются:
- документы творческой деятельности фондообразователя (рукописи, рисунки, чертежи и др.);
- документы служебной и общественной деятельности фондообразователя;
- личная переписка фондообразователя;
- документы к биографии фондообразователя (личные документы, документы юбилеев и др.);
- документы о фондообразователе (статьи, воспоминания, отзывы и др.);
- изобразительные документы (фотографии фондообразователя и др.);
- документы, отложившиеся в фонде или собранные фондообразователем (рукописи и рисунки других лиц, тематические подборки выписок, вырезок из газет и т.п.).
Внутри этих разделов документы группируются во временно сформированные дела (единицы хранения) в соответствии с тематическим, хронологическим, номинальным, корреспондентским или иным признаком.
11.2.5. Временно сформированные дела (единицы хранения) заключаются в папки с клапанами. На обложке единицы хранения карандашом обозначается: наименование фонда личного происхождения, его номер по списку фондов ведомственного архива, порядковый номер единицы хранения по описи, краткое наименование группы документов и их количество.
Временно сформированные единицы хранения не подшиваются, нумерация листов не производится, крайние даты документов не выявляются, заголовки составляются краткие, обобщенные: "Документы к биографии", "Документы о работе в издательстве "Художественная литература" и т.д.
11.2.6. Систематизация документов фонда закрепляется путем составления сдаточной описи.
Описательная статья описи состоит из порядкового номера временной единицы хранения, краткого ее заголовка и обозначения количества документов в единице хранения.
В итоговой записи к описи указывается общее количество документов, учтенных по этой описи, количество временно сформированных единиц хранения, опись подписывается составителем и заверяется председателем ЦЭК (ЭК) организации.
11.2.7. После оформления приема документов личного происхождения на временное хранение ведомственный архив вносит необходимые изменения и дополнения в учетные документы архива: список фондов, книгу учета поступлений документов, составляет лист фонда.
При этом в листе фонда документы, внесенные в опись, учитываются как описанные, поскольку опись является учетным документом.
11.2.8. Ведомственный архив хранит документы личного происхождения, учтенные по сдаточной описи, и в соответствии с ней передает документы на государственное хранение.
11.2.9. По согласованию с государственным архивом и под его непосредственным руководством ведомственный архив может проводить подготовку документов к передаче на государственное хранение, которая включает:
- экспертизу ценности документов;