При наличии нескольких приложений они нумеруются: "приложение 1", "приложение 2" и т.д.
Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые для документа реквизиты.
3.3.11. Подпись документа. При оформлении реквизита "подпись" учитывается следующее:
документы, направляемые в вышестоящие органы власти и управления, подписываются руководителем или по его поручению - заместителями;
документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместителями (в соответствии с разграничением полномочий);
документы, направляемые подведомственным учреждениям, предприятиям и организациям, подписываются руководителем, его заместителями, руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, подготовленных комиссией, указывается распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, секретарь, члены). Член комиссии, имеющий особое мнение, записывает его после подписей членов комиссии и только после этого ставит свою подпись.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки.
Не допускается подписывать документ с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
3.3.12. Согласование документа является способом предварительного рассмотрения и оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам.
Согласование может производиться как внутри учреждения (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне его с подведомственными и сторонними организациями.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования документа должностными лицами. Виза включает в себя должность, личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату.
Замечания или дополнения к документу прилагаются на отдельном листе. В этом случае виза может иметь следующую форму:
Нач. правового отдела Управления
занятости Министерства труда и
занятости Чувашской Республики
Замечания прилагаются
_____________ расшифровка подписи
подпись
04.04.94
Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
Визы проставляются на первом экземпляре документа, кроме писем, телеграмм и других исходящих документов, визируемых на экземплярах, остающихся в учреждении.
Проекты приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Зам. министра образования,
науки и высшей школы
Чувашской Республики
_____________ В.В.Сапожников
подпись
14.04.94
Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
Министерства здравоохранения
Чувашской Республики
27.03.94 N 5
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минприроды
Чувашской Республики
12.04.94 N 152-01/3
Слово "СОГЛАСОВАНО" пишется прописными буквами. Должность, личная подпись и дата согласования пишутся через один интервал строчными буквами с флаговым расположением текста, отделенного от слова "СОГЛАСОВАНО" 1,5 - 2 интервалами.
При наличии нескольких грифов согласования их располагают двумя вертикальными рядами или на дополнительном листе, а на документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется:
с подведомственными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;