5.4.1. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов (тексты, схемы, графические изображения).
По факсимильной связи могут передаваться документы, исполненные типографским, машинописным или рукописным черным цветом с минимальной величиной букв 2 мм. Толщина линии изображения должна быть не менее 0,15 - 0,20 мм.
5.4.2. Для передачи по факсимильной связи принимаются следующие документы:
с четким изображением (подлинным или подписанная копия);
на белой бумаге размером не более формата А4 (210 х 297 мм);
в разброшюрованном виде, имеющие поля по периметру не менее 15 мм ширины.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
5.4.3. Объем документа, передаваемого за один сеанс связи не должен превышать 10 листов.
Независимо от количества адресатов документ направляется для передачи по факсимильной связи в одном экземпляре.
5.4.4. Документ, отправляемый по факсимильной связи, оформляется следующим образом:
простым грифельным карандашом руководитель подразделения, исполнившего документ, или его заместитель в правом верхнем углу документа делает отметку "ФАКС с досылкой" или "ФАКС без досылки" и ставит свою подпись.
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа ставится отметка об исполнителе. Она состоит из фамилии исполнителя и номера его телефона.
5.4.5. После подписания документ регистрируется в канцелярии, делается отметка "ФАКС", после чего направляется оператору факсимильной связи.
После передачи документа по факсимильной связи оператор делает отметку "Передано" (фамилия, дата и время).
Документ с отметкой "ФАКС с досылкой" после передачи по факсимильной связи передается в канцелярию для отправки почтой.
Документ с отметкой "ФАКС без досылки" передается в канцелярию для подшивки в дело или исполнителю.
Адресат, получив факсограмму с отметкой "Факс без досылки", работает с ней как с обычным входящим документом.
При получении факсограммы с отметкой "ФАКС с досылкой" адресат работает с ней как с обычным входящим документом, а по получении оригинала переносит на него входящий номер, резолюцию и другие отметки с факсограммы и прикладывает ее к оригиналу.
5.4.6. Учет документов, поступивших для передачи, а также принятых по факсимильной связи ведется канцелярией в установленном порядке с добавлением в регистрационном штампе отметки "ФАКС". Учет передачи и приема непосредственно у факсимильного аппарата производится оператором в журналах установленной формы (приложения 28, 29).
5.4.7. По каналам факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования" ("Не для печати").
5.4.8. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче и руководителя соответствующего подразделения.