4.1.1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем делопроизводственного индекса, даты регистрации с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля исполнения и поиска документов.
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатору корреспондентов и др.
В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются дефисом или косой чертой.
4.1.2. Регистрации подлежат все создаваемые и поступающие документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях (протоколы, приказы, распоряжения, письма, телефонограммы), отчетные, кадровые, финансовые и др.
Регистрируются также публикации в средствах массовой информации о работе учреждения и его подведомственных организаций.
Документы, поступившие в конвертах с пометкой "лично", регистрируются по данным, имеющимся на конверте. Другие сведения заносятся после рассмотрения письма адресатом.
Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.
4.1.3. В аппарате учреждения ведется централизованная система регистрации. Финансовые документы и документы о движении материальных ценностей могут регистрироваться в бухгалтерии.
4.1.4. На каждом поступившем документе, независимо от того, подлежит или не подлежит он регистрации, в правом нижнем углу первого листа, на конверте с пометкой "лично" проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и дату поступления документа в учреждение (приложение 19).
4.1.5. При регистрации документов используются следующие справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации (приложение 20); перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; приказ о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями; номенклатура дел.
4.1.6. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:
автор (корреспондент);
название вида документа;
дата документа;
регистрационный индекс документа;
заголовок документа, краткое содержание;
резолюция (назначение исполнителя, содержание поручения, дата, автор);
срок исполнения - дата, к которой поручение должно быть выполнено;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
отметка о направлении документа в дело ("В дело N ________", дата, подпись ответственного исполнителя).
4.1.7. Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами:
расписка исполнителя о получении документа;
отметка об исполнителе (для писем - обязательно);
количество листов документа;
наличие приложений;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;