5.1.1. Прием и первичная обработка корреспонденции осуществляется в управлении делами (общем отделе, канцелярии) или техническим секретарем учреждения.
При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются в вычислительный центр без вскрытия упаковки.
Вся ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению, если известен адресат, или возвращается в отделение связи.
5.1.2. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются после проверки правильности доставки, целостности конвертов или упаковки документов.
Конверты с надписями "лично", "личное", или адресованные общественным организациям, не вскрываются.
Конверты от поступивших документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, даты отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.
5.1.3. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в управлении делами (общем отделе, канцелярии или у технического секретаря), а второй направляется корреспонденту.
5.1.4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:
требующие обязательного рассмотрения руководством;
направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
На рассмотрение руководства передаются документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения, требующие решения руководства. Телеграммы срочного характера докладываются немедленно.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления.