10.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов для последующего их хранения и использования или для отбора на уничтожение.
10.2. Экспертиза ценности документов в учреждении проводится: при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности помещения документов в дела, при научно-технической обработке и подготовке дел к передаче на государственное хранение.
10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также контроля за деятельностью экспертных комиссий подведомственных организаций в учреждении создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются Положением, которое утверждается руководителем (приложение 36).
10.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел учреждения путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор материалов на хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках дел без проверки имеющихся в них документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию черновые и дублетные экземпляры документов, неоформленные копии и документы с временными сроками хранения.
10.5. Одновременно с отбором документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи на хранение в ведомственный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "до замены новыми", "при условии завершения ревизий" и т.п.
10.6. По результатам экспертизы ценности документов проводится описание дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение.
10.7. Акт о выделении к уничтожению документов и дел составляется, как правило, сводный (приложение 37).
Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1990 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1994 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 1996 года.
10.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Акт рассматривается на заседании ЦЭК учреждения одновременно с описями. Одобренный ЦЭК и утвержденный руководителем акт вместе с описями представляется через соответствующий государственный архив на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета Чувашской Республики по делам архивов.
Только после утверждения описей ЭПМК Комитета по делам архивов учреждение имеет право уничтожать дела, включенные в акт.
10.9. Документы, выделенные к уничтожению, подлежат передаче предприятию "Вторресурсы". Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в акте.
Если документы уничтожены путем дробления, об этом также делается отметка в акте.
Не допускается уничтожение документов путем сжигания.
10.10. Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальной инструкцией.
10.11. Вычислительный центр обеспечивает проведение экспертизы ценности документов на машинных носителях, участвует в работе ЦЭК при определении сроков и режима хранения этих документов.