4.2.1. Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск документов может осуществляться также по журналам регистрации и номенклатуре заводимых дел.
Регистрационные карточки могут составлять следующие картотеки: контрольные, справочные, по письмам граждан, алфавитные и другие.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
4.2.2. Справочная картотека делится на две части: неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения. Вторая часть картотеки строится по схеме номенклатуры дел. Главный поисковый признак документа в ней - его содержание. Карточки из первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются во вторую часть картотеки.
4.2.3. Справочная картотека на предложения, заявления и жалобы граждан строится по фамилиям заявителей в алфавитном порядке.
4.2.4. Справочные карточки на исполненные документы и помещенные в дела передаются вместе с документами в ведомственный архив учреждения.