7.3.1. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента постановки их на контроль, рассылки исполнителям.
Доведение организационно-распорядительных документов вышестоящих органов до подведомственных учреждению организаций осуществляется приказом или письмом с приложением копии организационно-распорядительного документа. Учет рассылки организационно-распорядительных документов в структурные подразделения учреждения и подведомственные организации ведется в карточках (приложение 33).
7.3.2. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: контрольно-регистрационных карточек или автоматизированных банков регистрационных данных.
При ведении в учреждении журнальной формы регистрации на все документы, подлежащие контролю, заполняется контрольная карточка.
Полученные данные о ходе исполнения документов вносятся в графу "Контрольные отметки" карточки. При этом прежние записи не зачеркиваются.
7.3.3. Службой контроля или контролирующим лицом осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; наведение справки о получении исполнителем контролируемого документа; выяснение фамилии, имени, отчества и телефона служащего - исполнителя и внесение их в карточку; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководства о состоянии исполнения; сообщение о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководства; формирование картотеки исполненных документов.
7.3.4. Карточки на контролируемые документы (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов (год, квартал, месяц), а затем - по исполнителям, группам документов (приказы, решения коллегии и др.).
7.3.5. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
7.3.6. Управление делами (общий отдел, канцелярия, технический секретарь) учреждения учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе исполнения документов и поручений, сообщает итоги руководству (приложение 34).
7.3.7. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
Контрольные действия осуществляются в контрольных службах или в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания служащим о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и другие выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.
После завершения исполнения и ввода всех необходимых сведений в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив учреждения одновременно с документами.