1.1. Документы учреждения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Чувашской Республики, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой, хранятся в учреждении.
1.2. Учреждение обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Чувашской Республики, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждения.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Чувашской Республики руководитель учреждения несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В учреждении для хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
Учреждение обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.4. Архив создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
1.5. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Чувашской Республики, законодательными актами по архивному делу, приказами и указаниями вышестоящих отраслевых органов, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Государственной архивной службы и настоящим Положением.
1.6. Архив работает по планам, утвержденным руководством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе.
1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство учреждения.
1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующий архивный орган Чувашской Республики.
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений - предшественников.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данному учреждению.
2.4. Личные фонды ведущих работников и специалистов учреждения.
2.5. Служебные и ведомственные издания.
2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно -справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Чувашской Республики на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее чем через 1 год после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом Чувашской Республики графики представления описей на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов и передачи документов Архивного фонда Чувашской Республики на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЦЭК учреждения и ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.