11.1. Законченные делопроизводством дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они были заведены, а также проведения экспертизы подлежат оформлению для подготовки их к передаче на архивное хранение.
Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений учреждения при методической помощи и под контролем работника, ответственного за ведомственный архив.
11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
оформление обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не систематизировать и не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
11.3. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) все металлические скрепки удаляются.
11.4. Документы особой исторической и художественной ценности (рукописи, рисунки, чертежи и т.п.), а также карты не подшиваются, а помещаются в папки с тремя клапанами и завязками, картонные футляры или конверты.
Если текст документа расположен слишком близко к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ.
11.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.
Листы дела, разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.
Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист любого формата пришивается за одну сторону и нумеруется как один лист; лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется так же. Листы большого формата складываются.
Подшитые в дела конверты с надписями или вложениями также нумеруются, причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложения пронумеровывать нельзя (ткани, медали и т.п.), наличие их оговаривается в заверительной надписи.
11.6. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации, составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе по установленной форме, который подшивается в конце каждого дела (приложение 38).
11.7. Если дело состоит из особо ценных документов, в его начале помещается внутренняя опись документов, составленная по установленной форме (приложение 39).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно, количество их обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак плюс (+).
11.8. Обложки дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме (приложение 40). На обложке дела указываются:
полное название учреждения в именительном падеже;
наименование структурного подразделения;
индекс дела (при наличии нескольких томов или частей дела индекс проставляется на каждом томе с добавлением "том I", "том II" и т.д.);
заголовок дела;
даты дела (тома);
количество листов в деле;