13.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив учреждения дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и служащие несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела должны находиться в рабочих кабинетах в запирающихся шкафах, сейфах или специально отведенных для этой цели помещениях, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света, влаги.
13.2. Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
13.3. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела (приложение 43). Сторонним организациям дела выдаются по актам.
13.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства учреждения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.