5.5.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных или созданных в аппарате учреждения за определенный отрезок времени (год, месяц).
Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. При подготовке табеля унифицированных форм документов подсчет и анализ объема документооборота обязателен.
Результаты учета объема документооборота обобщаются и представляются руководству учреждения для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
5.5.2. Подсчет количества созданных и поступивших документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро. По ним определяют расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.
Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации.
Поступающие, исходящие и внутренние документы в учреждении подсчитываются отдельно.
5.5.3. Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, финансовые, договорные, переписка, письма граждан и др.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитываются количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах (приложение 30).