12.1. На завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи.
На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела:
постоянного хранения;
долговременного (свыше 10 лет) хранения;
по личному составу;
личные дела уволенных;
со специальной документацией (научные отчеты по темам, следственные и судебные дела и т.п.).
12.2. В каждом структурном подразделении учреждения описи составляются не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив (приложение 41). Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи (приложение 42).
Сводная опись составляется работником, ответственным за ведомственный архив учреждения по хронологически-структурному принципу, рассматривается ЦЭК, утверждается руководством и подлежит утверждению ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов. Методическую помощь при составлении сводной описи оказывает соответствующий государственный архив.
12.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;
графы описей заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе заголовок воспроизводится полностью);
номер сводной описи присваивается по согласованию с соответствующим государственным архивом;
к сводной описи дел постоянного хранения составляются необходимые элементы научно-справочного аппарата (титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, при необходимости - указатели).
12.4. Описи дел должны быть отпечатаны на качественной бумаге, на машинке, не имеющей дефектов шрифта. Опись дел постоянного хранения печатается в 4 экземплярах, 2 экземпляра - на белой бумаге. Описи дел долговременного хранения, по личному составу, личных дел уволенных, акты на уничтожение печатаются в 2 экземплярах.
При печатании расстояние между заголовками дел в описи должно быть 2 интервала, расстояние между строчками в заголовке - 1 - 1,5 интервала.
12.5. В случае, если имеют место утрата или порча документов, которые должны быть включены в описи, это оговаривается в предисловии к описи, а также составляется справка с объяснением причины отсутствия документов за подписью руководителя учреждения, которая вместе с описями представляется в ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов.
12.6. После утверждения описей ЭПМК Комитета по делам архивов первый экземпляр описи дел постоянного хранения остается на контроле в соответствующем государственном архиве, все остальные экземпляры возвращаются в учреждение.