14.1. Передача дел в ведомственный архив, обеспечение их сохранности
14.1.1. Документы, образовавшиеся в деятельности учреждения, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, входят в состав Архивного фонда Чувашской Республики и независимо от времени и места происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.
Для хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики и документов длительного практического значения (в том числе документов по личному составу), их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в учреждении образуется ведомственный архив, действующий на основании Положения и подчиненный руководителю (приложение 44).
14.1.2. Ведомственный архив комплектуется документами, состав которых предусмотрен Положением об архиве и обеспечивает их сохранность.
При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи служащих, осуществляющих прием - передачу дел, указывается дата.
При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
14.1.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
14.1.4. Выдача дел из архива во временное пользование в структурные подразделения учреждения осуществляется сотрудником, ответственным за ведомственный архив.
Все выдаваемые дела, независимо от их характера и срока выдачи, вносятся в журнал учета выдачи дел из архива, в котором делаются записи о дате выдачи дела; указываются номера описи и дел; фамилии и должности лиц, получивших дела; срок, на который выданы дела; расписка в получении дел; дата их возврата и подпись служащего, ответственного за ведомственный архив, принявшего дела обратно (приложение 45).
Перед выдачей и после возврата дел служащий, ответственный за архив, проверяет нумерацию листов и состояние документов каждого выдаваемого и возвращенного дела. На место каждого выданного дела должна быть положена карта - заместитель (приложение 43). После возвращения дела карта - заместитель изымается и используется при следующей выдаче. В качестве разовых заместителей могут использоваться полоски чистой бумаги с краткой информацией о деле и пользователе.
14.1.5. По всем случаям повреждения или утраты документов и дел, обнаруженных после их выдачи во временное пользование, составляется акт и докладывается руководству учреждения для принятия мер по розыску.
14.1.6. До передачи на государственное хранение документы находятся в ведомственном архиве учреждения в течение срока, установленного Законом Чувашской Республики "Об архивном фонде Чувашской Республики и архивах", для соответствующих категорий учреждений. Документы по личному составу хранятся 75 лет.
14.2. Порядок передачи дел на государственное хранение
14.2.1. Документы Архивного фонда Чувашской Республики подлежат передаче на государственное хранение по истечении предельных сроков их хранения в ведомственном архиве учреждения. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения документов делопроизводством.
14.2.2. В необходимых случаях сроки ведомственного хранения документов могут быть продлены по согласованию с архивными учреждениями.
В случае отсутствия условий для обеспечения сохранности документов в учреждении документы могут быть переданы на государственное хранение до истечения срока ведомственного хранения по согласованию с соответствующим государственным архивом.
14.2.3. Документы постоянного срока хранения передаются на государственное хранение по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема - передачи дел, составляемым государственным архивом в 2 экземплярах.
14.2.4. Перед передачей документов представитель государственного архива совместно с сотрудником, ответственным за ведомственный архив учреждения, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел. При обнаружении физических и биологических повреждений составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами учреждения.
14.2.5. Вместе с документами в государственный архив передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения, помимо контрольного экземпляра, переданного в архив после утверждения ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов.
Передача дел проводится единично по описи; особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них.
На всех четырех экземплярах описи дел постоянного хранения делаются отметки о приеме документов в государственный архив.
Четвертый экземпляр описи дел постоянного хранения вместе с экземпляром акта прием - передачи дел возвращается в учреждение.
14.2.6. Если при приеме - передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, составляется акт, где указываются номера отсутствующих дел, их заголовки, количество листов в делах и обязательно - причины отсутствия дел.
Учреждение, передающее документы на государственное хранение, обязано принять меры к розыску отсутствующих дел. Если розыск не привел к положительному результату (т.е. дела не обнаружены), то государственный архив принимает дела только после того, как акт о недостаче документов будет согласован с ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов.
14.2.7. При первой передаче документов в государственный архив учреждение должно представить историческую справку на фонд. При последующих передачах составляются дополнения к исторической справке о происшедших изменениях в названии, подчиненности, функциях, структуре органа и составе передаваемых на государственное хранение документов.