В учреждениях создаются информационно-поисковые системы (ИПС) ручного типа, механизированные и автоматизированные. ИПС включают регистрацию и индексирование документов, создаваемые на их основе информационно-поисковые массивы (картотеки, массивы на машинных носителях), порядок оперативного хранения документов.
Для достижения информационной совместимости поисковых массивов учреждений, предприятий и организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел; классификатора корреспондентов; классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур); классификатора названий видов документов; классификатора вопросов деятельности; классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях, жалобах граждан и др.