9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в учреждениях формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях и у главных специалистов.
9.2. Дела формируются служащими в соответствии с требованиями Системы.
Методическую помощь и контроль за правильным формированием дел осуществляет управление делами (общий отдел, канцелярия) или технический секретарь.
9.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
объем дела не должен превышать 250 листов (при превышении данного объема дело разделяется и формируется следующий том);
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (в т.ч. по жалобам, личные дела);
систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов (более ранние документы располагаются в начале дела, а более поздние - в конце), по алфавиту (лицевые счета, личные карточки рабочих и служащих), индексации (заявления и жалобы граждан). Эти принципы могут комбинироваться;
приложения большого объема группировать в отдельные тома, небольшие присоединять к тем документам, к которым они относятся;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
помещать в дела машинограммы на общих основаниях;
документы подшиваются в обложки из твердого картона.
9.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы: в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки, другие документы группируются отдельно от проектов и откладываются в материалах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы учреждения и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.