8.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел составляется для правильного формирования документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел, определения сроков, их хранения. Она является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и одним из учетных документов в делопроизводстве.
8.2. Номенклатуры дел, составленные в структурных подразделениях учреждения, служат основой для сводной номенклатуры дел, которая составляется в управлении делами (общем отделе, канцелярии) или техническим секретарем. Методическую помощь при составлении сводной номенклатуры дел оказывает государственный архив, непосредственно курирующий работу данного учреждения.
Сводная номенклатура дел, предварительно завизированная ответственным за делопроизводство и согласованная с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) учреждения, каждые пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива, утверждается руководителем и хранится постоянно.
В случае коренных изменений функций и структуры учреждения номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования с ЭПК государственного архива.
8.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о учреждении и его структурных подразделениях, штатным расписанием, должностными инструкциями, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел, разработанными вышестоящим органом отрасли, Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986). Обязательно должны быть изучены документы, образованные в процессе деятельности учреждения, их виды, состав.
8.4. Номенклатура дел составляется по функциональной схеме. Названия разделов и их расположение должны соответствовать утвержденной структуре или штатному расписанию.
Первым разделом, как правило, является управление делами (общий отдел, канцелярия). За основными структурными подразделениями располагаются общественные организации.
8.5. В номенклатуру включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы учреждения, в том числе вычислительного центра, поступивших из других организаций для продолжения, переходящих дел, дел с грифом "Для служебного пользования", картотеки и другие.
8.6. Графы номенклатуры дел учреждения (приложение 35) заполняются следующим образом:
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, например: 03-08, где 03 - обозначение структурного подразделения, 08 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
Дела с документами по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом. В графе "примечание" делается отметка: "делопроизводством начато в _______ г.".
В графу 2 включаются заголовки дел.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих действующие законы и организационно-распорядительную документацию. Далее идут заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
Заголовок дела должен четко, в обобщающей форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок ("разная переписка", "учет материалов" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (Например: документы к протоколам, коллегии, переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, постановления, протоколы, отчеты и т.д.);
название автора документов (Например: приказы Госкомитета по управлению государственным имуществом);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы, т.е. адресат или корреспондент документов (Например: переписка с районными и городскими комитетами по управлению имуществом по основным вопросам деятельности);
краткое содержание документов дела (Например: годовой бухгалтерский отчет по основной деятельности с приложениями);
название территории, с которой связано содержание документов дела (Например: анализ работы фермерских хозяйств Вурнарского района);
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела (Например: протоколы заседаний коллегии за 1990 г.).
Состав элементов заголовка определяется характером документов дела.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, куда после подсчета вносится фактически заведенное количество дел (томов, частей).
В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей со ссылкой на перечень (типовой или ведомственный), типовую или примерную номенклатуры дел.
В графе 5 по истечении календарного года проставляются отметки о переходящих делах, о передаче дела в другую организацию и др.