15.1. Печати, штампы, пломбиры, содержащие изображение Государственного герба Чувашской Республики, полное наименование учреждения, бланки организационно-распорядительных документов и писем, удостоверений личности, командировочных удостоверений, а также все виды пропусков и трудовые книжки подлежат обязательному учету.
Печати, штампы, пломбиры, бланки должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц.
15.2. Ответственность за организацию и состояние учета, хранения и использования печатей, штампов и бланков, несет руководитель учреждения.
15.3. Служащие, персонально ответственные за учет, хранение и использование печатей, штампов, пломбиров, бланков назначаются приказами по учреждению.
15.4. Заказы на изготовление печатей, штампов, пломбиров, бланков оформляются через соответствующую службу или должностное лицо учреждения.
15.5. Учет изготовленных печатей, штампов, пломбиров, бланков, передача их служащим, ответственным за хранение и использование, ведется в специальных журналах в управлении делами (общем отделе, канцелярии). Журналы учета включаются в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваются и опечатываются (приложения 46, 47).
15.6. При уходе в очередной отпуск или увольнении служащий, ответственный за использование печати, штампа, пломбира сдает их в соответствующую службу или, по приказу, передает другому служащему, о чем делается соответствующая отметка в журнале.
15.7. При смене руководства учреждения, а также руководителя управления делами (общего отдела, канцелярии), печати, штампы учитываются поименно и путем тиснения в описи или акте приема - передачи имущества учреждения.
15.8. Уничтожение изношенных печатей, штампов, пломбиров (после изготовления новых) производится непосредственно в самих учреждениях, о чем делается отметка в журнале.
Для организации их уничтожения приказом руководителя создаются специальные комиссии в составе не менее трех человек.
Комиссия составляет акт об уничтожении печатей, штампов и пломбиров, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. Акт подшивается в специально заведенное дело, хранящееся до передачи на государственное хранение в делопроизводстве структурного подразделения, которое отвечает за внутреннюю организацию работы учреждения (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.).
Доступ посторонних лиц к указанного рода делам и документам должен быть исключен.
15.9. При упразднении, ликвидации учреждения печати, штампы уничтожаются ликвидационной комиссией по согласованию с Комитетом Чувашской Республики по делам архивов (геральдической службой).
Правопреемники ликвидируемых или реорганизуемых учреждений, организаций и предприятий, а в случае их отсутствия - учреждения, осуществляющие ликвидацию или реорганизацию юридических лиц, независимо от их организационно-правовых форм, обязаны требовать от них журналы учета печатей, штампов, пломбиров, а также акты об их уничтожении, либо принять по описи все имеющиеся печати, штампы, пломбиры и самостоятельно организовывать их уничтожение.
Описи принятых печатей, штампов, пломбиров подшиваются в одно дело с актами об их уничтожении.
15.10. Уничтожение мастичных печатей осуществляется путем их отделения от деревянного основания, разрезания не менее чем на четыре части, и последующим сжиганием в печах на предприятиях, имеющих для этого соответствующие условия. Металлические печати и пломбиры также отделяются от деревянного основания и подлежат переплавке или сжиганию на соответствующих предприятиях.