1.1. Постоянно действующая ЦЭК создается для:
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Чувашской Республики, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в учреждении, его структурных подразделениях и подведомственных организациях;
осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных организаций.
1.2. ЦЭК является совещательным органом при руководстве учреждения. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководством учреждения, а в необходимых случаях (п.п. 2.9, 2.10 настоящего положения) - после их согласования или утверждения экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Комитета Чувашской Республики по делам архивов.
1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя из наиболее квалифицированных сотрудников основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя.
В состав ЦЭК в обязательном порядке включаются заведующий ведомственным архивом (или лицо, ответственное за архив), представитель делопроизводственной службы, представитель архивного органа Чувашской Республики. В состав комиссии могут входить и представители подведомственных организаций.
В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.
1.4. ЦЭК - постоянно действующая комиссия. При выбытии одного из членов ее состав обновляется соответствующим приказом.
1.5. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России, Чувашской Республики, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами учреждения, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы и настоящим Положением.
1.6. На ЦЭК возлагаются обязанности ЭК аппарата учреждения.
ЦЭК осуществляет следующие функции:
2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Чувашской Республики, образующихся в процессе деятельности учреждения и его подведомственных организаций.
2.2. Рассматривает и представляет на утверждение ЭПМК Комитета Чувашской Республики по делам архивов списки отраслевых подведомственных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Чувашской Республики, а также проекты классификаторов, примерных номенклатур дел, перечней документов, подлежащих передаче на государственное хранение, примерных или типовых положений об ЭК подведомственных организаций и других нормативно-методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки для последующего хранения и использования.
2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
2.4. Осуществляет методическое руководство и контроль за работой ЭК подведомственных организаций.
2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.6. Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Чувашской Республики (в том числе научно-технической документации (НТД) и спецдокументации) в аппарате учреждения и подведомственных организациях.
2.7. Оказывает содействие и практическую помощь работникам архивных органов:
по выявлению владельцев личных архивов в организациях отрасли, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Чувашской Республики;
по выявлению и возврату в Чувашию документов по истории республики и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами республики;
по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории своей отрасли.
2.8. Рассматривает и выносит решения об одобрении:
сводных описей дел на документы постоянного срока хранения, в том числе на спецдокументацию;
перечней (описей) особо ценных дел;
перечней проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение;
актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
описей на документы по личному составу;
графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение (для источников комплектования государственной формы собственности);