Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также в виде соединения этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, распорядительных документов, писем.
В любом случае, документы, издающиеся на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка.
Тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания или причины составления документа, во второй - излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина создания документа, во второй - решение, распоряжение, просьба. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть.
Если принимаемый документ отменяет или изменяет ранее принятый акт или его отдельные пункты, это оговаривается в тексте.
Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер раздела должен состоять из одного числа: 1, 2, 3, 4 и т.д. Номер пункта от соответствующего раздела отделяется точкой. Например: 1.1; 1.15; 2.6.9 и т.д.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименования признаков объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("были", "находились", "владеете" и т.п.); показатели могут быть выражены цифрами. Заголовки признаков объекта располагаются строками на левой половине листа. Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков. Анкетные тексты применяются в финансовых документах и т.д.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в плановых, отчетных, финансовых документах. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера граф.