5.3.1. Все документы, подписанные руководителем учреждения, его заместителями или другими должностными лицами, регистрируются и отправляются работниками управления делами (общего отдела, канцелярии) или техническим секретарем.
Документы должны поступать на отправку правильно оформленными в соответствии с требованиями стандартов (см. п. 3.3).
Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
5.3.2. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, фальцевание и упаковку в конверты, заклеивание, оформление почтового отправления, составление реестра и сдачу в отделение связи.
Срочные документы, уведомления и приглашения заказным письмом не отправляются.
5.3.3. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой работник, осуществляющий отправку, проставляет свою фамилию и дату отправки.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.
5.3.4. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее 10 часов следующего рабочего дня.
Телеграммы и другая срочная корреспонденция отправляются немедленно.
5.3.5. В целях сокращения переписки вместо письменного ответа корреспонденту может быть возвращен инициативный документ с резолюцией или записью о решении вопроса. В этом случае в регистрационной карточке или журнале делается отметка о дате отправки документа и содержании ответа.