Приложения должны быть подписаны исполнителями или их руководителями.
2.19. Реквизит "Текст документа" (19).
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.
Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.
Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел может иметь соответствующий номер и заголовок.
2.20. Реквизит "Дата документа" (09) - дата подписания, принятия, согласования, регистрации, опубликования или утверждения. Для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
Часто проставление даты документа зависит от бланка и вида документа.
2.21. Реквизит "Регистрационный номер документа" (10).
Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Регистрации подлежат все создающиеся и поступающие в организацию документы, кроме документов, не подлежащих регистрации согласно специальному перечню. В состав регистрационного номера документа обязательно входит номер регистрации, который может дополняться индексом дела, кодом автора, корреспондента и др.
Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.22. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (11) (далее - ссылка на номер) используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
2.23. Реквизит "Адресат" (14).
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При необходимости в адресат может входить почтовый адрес, например:
Минюст России ГП ПО "Авангард" АООТ ПО "Искра"
Управление систематизации Бухгалтерия Заместителю генерального
законодательства директора
Иванову В.С.
При адресовании документа физическому лицу, указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
214000 , Смоленская обл.
Сычевский район,
п.Липки
ул. Садовая, д.5, кв.12
Калинину И.П.
Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если к документу прилагают другой документ, так же имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Минюста от 29.06.98 N 2-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные адреса, то делается следующая отметка:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Если документ отправляют в несколько однородных адресов. То их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Смоленской области
Если письмо адресуется организации, то указывают ее наименование, затем почтовый адрес:
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
101000, Москва, центр
Мимошинский пер., 7а.
Составные части почтового адреса на конверте, карточке или обложке почтового отправления:
- наименование адресата;
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта;
- название области, края, республики;
- страна (для международных отправлений);
- почтовый адрес;
Например:
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Б.Черкасский пер., д.5, 121-Б
Центр, Москва,103102
В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.
2.24. Реквизит "Подпись" (21).
В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное - если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Председатель комитета личная подпись Л.А.Иванова
по образованию
при использовании бланка:
Председатель личная подпись Л.А.Иванова
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности; при равных должностях - на одном уровне, например:
Начальник управления личная подпись А.П.Петров
Главный бухгалтер личная подпись А.В.Логинова
Начальник Главного Начальник Главного
финансового управления экономического управления
личная подпись В.И.Иванов личная подпись В.С.Петров
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии личная подпись А.С.Сидоров
Члены комиссии личная подпись С.П.Матвеев
личная подпись В.А.Филатов
2.25. Реквизит "Отметка о контроле" (18).
Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа "Контроль" или пометки "К" ниже реквизита "Индекс (номер) документа".
Существует два вида исполнения документа: типовой (срок исполнения устанавливается нормативно-правовым актом) и индивидуальный срок (устанавливается распорядительным документом организации или указанный в резолюции).
2.26. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" (13).
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
2.27. Реквизит "Отметка об исполнителе" (26) проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер телефона, например: