15.1. Телеграммы, телетайпограммы (далее по тексту - телеграмма) составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
15.2. Телексная связь представляет собой более оперативный способ доставки информации по сравнению с телеграфом.
15.3. Телеграммы, составляемые в организациях, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, телеграф.
Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.
15.4. В телеграммах содержатся следующие реквизиты:
- служебный заголовок;
- указание на категорию телеграммы;
- отметка о виде телеграммы;
- телеграфный адрес получателя, полный или условный;
- текст - содержание телеграммы;
- регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации;
- подпись;
- адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем и указываются перед адресом.
Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться: должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами.
После текста, но перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы.
Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.
В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона.
15.5. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов как в телеграммах. Требования к тексту к оформлению и написанию реквизитов телекса (адресата, текста, подписи, номера, наименования и адреса отправителя) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам.
Телекс заканчивается знаком "+"; если конец сообщения неясен. Знаком "++" заканчиваются последние сообщения. Знак "+?" в конце телекса обозначает ожидание ответа или нового сообщения.
15.6. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале установленной формы (приложение 19) без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
15.7. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно (приложение 20).
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
15.8. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях администрации, осуществляется их руководителями.