7.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию области, принимается, учитывается и регистрируется в канцелярии общего отдела управления делами главы администрации области.
Телеграммы в адрес главы администрации и его заместителей, принимаемые информационно-аналитическим центром, передаются для регистрации в канцелярию общего отдела, с последующей передачей главе администрации области или заместителям через секретарей приемных.
Прием и регистрация писем, обращений граждан осуществляются отделом по работе с обращениями граждан.
7.2. На каждом полученном документе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. На документ заводится учетная карточка (приложение 13), которая помещается в контрольную картотеку.
7.3. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурным секретарем приемной главы администрации с последующей передачей и регистрацией в управление делами (канцелярия).
Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, журналы, поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, пригласительные билеты, прейскуранты, каталоги и т.п.
7.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.
Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
7.5. Недостаче документов (отдельных их листов) или их повреждений, составляется акт (приложение 15) в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".
Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда по ним можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения.
7.6. Управление делами администрации области направляет поступившие документы адресатам по назначению. Документы, адресованные заместителям главы администрации области, направляются в их приемные.
Документы по вопросам, относящимся к компетенции коллегиальных органов при главе администрации, направляются их секретарям.
7.7. Документы передаются в структурные подразделения администрации области в день их регистрации (учета), а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить" (далее именуются - срочные документы) - немедленно. Пакеты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде. В приемную главы администрации области, его заместителей зарегистрированные документы передаются под роспись (с указанием даты, фамилии работника, принявшего документ).
Передача (переадресация) зарегистрированных документов из одного подразделения администрации в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями.
7.8. Поступившие документы докладываются заместителю главы - управляющему делами администрации области работником канцелярии и согласно резолюции передаются на исполнение (приложение 14).
7.9. Состояние работы с документами в подразделениях администрации (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется работниками канцелярии.