8.13. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении.
18.14. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие - по дате поступления, исходящие - по дате отправления).
Протоколы в деле располагаются по хронологии по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
18.15. Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются по хронологии; документ - ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела временного срока хранения не подшиваются, листы дела не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях, заверительная подпись не составляется.
Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет, нумерацию листов, составление заверительной подписи по образцу заверительного листа дела (приложение 29), составление внутренней описи документов дела, оформление реквизитов обложки.
Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.
18.16. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- краткое содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на запрет снятия копий документов дела.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма) являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.
18.17. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
18.18. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.
18.19. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы (приложение 29).
В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле; количество листов внутренней описи и графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой) сформировавшего дело. Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива.