18.24. С момента заведения и до передачи в архив администрации дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях администрации.
18.25. Руководители структурных подразделений администрации и работники службы делопроизводства ответственны за сохранность документов и дел.
18.26. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой имеется в структурном подразделении.
На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения.
Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.
18.27. К каждому делу оформляется "Справка о выдаче документов" (приложение 31), в которой при ознакомлении с делом, должна делаться соответствующая отметка, включающая дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с какими он был ознакомлен.
18.28. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения заместителя главы - управляющего делами администрации с обязательно оставленной в деле заверенной копией документа и актом об изъятии подлинника.