18.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения.
18.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, и является основой для составления описей дел постоянного и временного (5 лет и более) и долговременного (свыше 10 лет) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений администрации области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
18.3. Каждое дело имеет индекс, заголовок и срок хранения. Индекс состоит из индекса подразделения администрации и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения: 6/36; 7/5.
18.4. Номенклатура дел администрации области разрабатывается до 1 ноября текущего года службой делопроизводства на следующий календарный год, согласовывается с ЭК (экспертной комиссией) областного архивного управления, утверждается заместителем главы - управляющим делами администрации области (приложение 27).
18.5. Вновь созданное подразделение администрации в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения, согласовывает с областным Государственным архивом и утверждается заместителем главы - управляющим делами администрации области. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
18.6. В течение года по согласованию с областным Госархивом в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Сводная номенклатура дел администрации в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.