9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Должностные лица, принявшие решения об отнесении документированной информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.
9.2. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра ставится на отдельных документах в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма.
Копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется только управлением делами администрации области (копировально-множительное бюро) с письменного разрешения управляющего делами главы администрации.
9.3. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:
- нормативно-правовые акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти и органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологических, метеорологических, демографических, санитарно-эпидемиологических и других явлениях, необходимые для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;
- документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств, других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики региона и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;
- описание структур исполнительной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса;
- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
- документы, накапливаемые в отдельных фондах архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
9.4. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется работниками общих отделов (канцелярий) структурных подразделений администрации, которым поручен прием и учет несекретных документов. При смене работника, осуществлявшего учет этих документов, составляется акт приема-сдачи этих документов, утвержденный руководителем структурного подразделения администрации.
9.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
- учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме этих документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами;
- печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;
- передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками для регистрации работнику общего отдела (канцелярии) структурного подразделения администрации области. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах;
- передаются работникам структурных подразделений администрации под расписку;
- пересылаются другими организациями федеральной службой или спецсвязью;
- не могут передаваться по незащищенным каналам связи;
- рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.
Документы с пометкой "Для служебного пользования" после исполнения группируются в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.
9.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утратившие свое практическое значение и не имеющие научной и исторической ценности, производятся в структурных подразделениях администрации области по акту (приложение 16).
9.7. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение информации ограниченного распространения или нарушений правил работы с документами, работники администрации области привлекаются к дисциплинарной ответственности.