11.1. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями структурных подразделений администрации области.
Текст приказа, как правило, должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа, они могут отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть приказа должна начинаться словом - ПРИКАЗЫВАЮ.
При подготовке проекта приказа не допускается дублирование ранее изданных приказов и других документов.
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой.
В случае разногласий между структурными подразделениями по тем или иным пунктам проекта приказа составляется соответствующая справка.
Визирование проекта приказа производится на лицевой стороне последней страницы первого экземпляра.
Приказы подписываются руководителем, имеющим право подписи, а в его отсутствие - заместителем (приложение 17).
Если в проекте приказа имеются приложения, то они оформляются в установленном порядке.
Проекты приказов (кроме приказов по личному составу) должны, как правило, завершаться пунктом о возложении контроля за их исполнением.
11.3. Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые, технологические и иные вопросы деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц.
В тексте инструкции включаются правила, регулирующие различные стороны деятельности организаций и должностных лиц.
Текст инструкции должен состоять из разделов, но начинаться с раздела "Общие положения", где указываются цели и причины издания инструкции, область распространения, основание для разработки, другие сведения.
Инструкция должна быть утверждена руководителем организации или соответствующим организационно-распорядительным документом, постановлением или распоряжением.
При утверждении инструкции руководителем гриф утверждения должен состоять: из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности и наименования учреждения, личной подписи, ее расшифровки и даты; если организационно-распорядительным документом - то ставится гриф УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, утверждавшего инструкцию (включая наименование учреждения), дату и номер, например:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНО
Председатель комитета Протокол общего собрания
личная подпись Н.В.Петров акционеров
12.09.98 от 15.08.97 N 14
11.4. Положение - акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы государственного органа, учреждения, организации или их структурного подразделения.
Текст состоит из разделов: общие положения, основные задачи, функции, права, организация работы, ответственность.
В разделе "Общие положения" указываются цели и основания образования учреждения или структурного подразделения, чем оно руководствуется в своей деятельности и кому подчиняется.
В разделе "Основные задачи" перечисляются основные задачи, которые должны выполнять учреждение или структурное подразделение во всех областях своей деятельности.
В разделе "Функции" указывается, что и как делать для выполнения основных задач, какие связи в этих целях оно обязано устанавливать с другими учреждениями и структурными подразделениями.
В разделе "Права" должны перечисляться права, которыми наделено учреждение и его руководитель, в том числе и право на издание определенных правовых актов и подготовку определенных документов.
В разделе "Организация работы" указывается, кто образует учреждение или структурное подразделение, назначает его руководящий состав, утверждает его структуру и штатную численность; каков порядок разрешения вопросов, входящих в компетенцию данного учреждения и структурного подразделения; формы и методы работы. Положение о структурном подразделении должно утверждаться распорядительным документом, а об учреждении - вышестоящей организацией.
11.5. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов (приложение 18).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются номер протокола, дата проведения мероприятия, фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих, повестка дня или перечисление вопросов с указанием докладчиков.
Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и содержать информацию, всесторонне характеризующую ход обсуждения вопросов.
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).